La herramienta permite contar con una selección de fotografías que favorecen la imagen de la Institución para ser facilitadas a la prensa. El tratamiento de las fotos se diferencia según su contenido:
La foto informativa es funcional. Su razón de ser descansa en dejar constancia de un acontecimiento. A veces puede haber sido tomada por un miembro de la Organización sin que sea un fotógrafo profesional.
La foto ilustrativa debe tener un contenido creativo. Está destinada a un uso más continuado y, por lo tanto, debe concebirse para evocar la imagen definida por la Institución.
Las diversas Fotos de Prensa se reúnen en lo que se conoce como fototeca. Igual que una Biblioteca, una Fototeca debe gestionarse de forma pertinente: clasificación por temas, por orden cronológico, por marca, etc. Allí habrá una serie de imágenes básicas que comprenden fotos de la/s Sede/s de la Organización, retrato del Presidente y de los diferentes miembros del Equipo Directivo, un catálogo de productos etc. Pero también habrá imágenes puntuales ligadas a las Campañas de Prensa o a Reportajes Específicos.
La realización de la Foto de prensa está sujeta al presupuesto asignado a esta herramienta y a la importancia que se le de dentro de la Organización. Se puede recurrir a un Fotógrafo profesional que, como tal, cuidará al máximo cada uno de los detalles durante la producción. En otros casos, se recurre a un Banco de Imágenes (sobre todo en el caso de las imágenes ilustrativas) que son agencias especializadas en áreas temáticas – espacio, naturaleza, viajes, etc, cuyo trabajo consiste en ceder los derechos de determinada fotografía a una Entidad. Por último, cuando el presupuesto es muy escaso, se puede recurrir a un Fotógrafo de algún Medio aunque en este caso las imágenes son propiedad del mismo y no de la Organización.
El hecho de contar con una selección cuidadosa de fotografías para ser entregadas a la Prensa o publicadas en documentos internos, agiliza los tiempos de la producción de los diferentes Soportes de comunicación y garantiza la calidad de las imágenes.
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