Conferencia de Prensa

La Conferencia de Prensa es una actividad organizada por iniciativa de la Organización que le permite difundir una información a un público seleccionado. Requiere de una cuidadosa preparación, un presupuesto amplio (esto permite manejar diferentes opciones y un perfecto análisis de la información que se va a difundir.

Para la Entidad, esta herramienta constituye un buen medio de conectar con la prensa y de proporcionar libremente, y con cierta delicadeza, un determinado número de mensajes. Con respecto a su organización, conviene plantearse tres cuestiones fundamentales:

Definir la Modalidad del Encuentro. Anunciar con anticipación la fecha de la conferencia, elegir un lugar accesible y bien comunicado en lo que se refiere a medios de transporte, contar con un buen material de sonido y seleccionar cuidadosamente los periodistas invitados.

Preparar el Encuentro. Tiene que ver con la organización en sí del evento: tarjetas de invitación con el nombre de la autoridad que invita, el tema de la reunión, fecha y hora de la Conferencia, etc. Además, es indispensable retomar el contacto con los periodistas invitados para recordarles el evento. Dentro de la preparación, se deben tener en cuenta la edición de materiales y documentos que enriquezcan el encuentro.

Coordinar la Conferencia. Al comienzo, algunos de los participantes presentarán el tema o eje de la conferencia en intervenciones que no deberán exceder de una hora. Acto seguido se realizará una sesión de preguntas y respuestas entre los participantes y los periodistas coordinada por un Representante de la Organización. El Coordinador hará una rápida conclusión al finalizar el debate y dará paso al cóctel o lunch de clausura (el momento más informal pero no menos importante).

El trabajo del Área de Prensa no está concluido una vez finalizada la Conferencia. A partir de ese momento comienza el análisis de las repercusiones del evento donde se recopilan los recortes de prensa aparecidos luego de la Convocatoria y se relee el Acta de la Reunión.