Gestión de Reuniones

Para la Gestión en la Comunicación de las Organizaciones resulta fundamental tener en cuenta que la Participación es mucho más que “estar conectado”. Se trata de favorecer espacios que faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la creación de valor en las organizaciones.

Más allá de la Tecnología de última generación con la que contemos, los procesos participativos necesitan garantizar además los tres siguientes elementos complementarios:

Información: en su doble articulación tanto como proveedora de datos, como por su capacidad de “dar forma” y organización.

Opinión: para facilitar la incorporación de la experiencia de nuestros recursos humanos (activo intangible) al desarrollo y gestión de los productos y servicios de la compañía (activos tangibles).

Toma de Decisiones: vinculada directamente con el desarrollo de la autonomía necesaria en cada punto de nuestras redes de gestión.

Se trata de involucrar en lugar de convencer, de enriquecer la toma de decisiones a partir de la experiencia individual agregada para la acción colectiva, de favorecer la integración entre los objetivos institucionales y los individuales, de contar con el personal como recurso estratégico, como Cliente Interno y no como un mero eslabón en la cadena de montaje.

La Gestión en la Comunicación Interna necesita de la Participación. Sin la interacción organizada y constante entre las acciones individuales y las colectivas, la realización de las estrategias corporativas se tornarán inviables. Para ello la Gestión de Reuniones es una técnica fundamental.

Existen numerosos tipos de reuniones: de información, de formación, de reflexión, de trabajo, de funcionamiento, de toma de decisiones, de investigación, etc. Para su Gestión sería de mucha utilidad establecer una serie de principios básicos que favorezcan la configuración de una modalidad general para la Organización a la hora de realizar reuniones. Entre ellos podemos mencionar:

1- Preparación por parte de los organizadores.

2- Establecer un Objetivo explícito.

3- Enumerar un orden del día definido y acotado.

4-Identificación de roles.

5-Determinación de un Horario preciso y acotado.

6- Cierre: enumeración de las resoluciones pendientes para la reunión siguiente.

7- Confección de un Informe de la reunión.

8- Distribución del Informe entre los asistentes y los responsables de áreas complementarias.

9- Monitoreo y Seguimiento de Procesos.

En este contexto, resulta de vital importancia brindar la información en la cantidad y calidad necesaria, teniendo en cuenta que los Recursos Humanos a los que se apunta estén en condiciones de evaluar la Información que se les brinde. También facilitar el acceso, circulación e interacción de las opiniones de los miembros de los distintos niveles de la Organización para la optimización de los procesos de calidad y toma de decisiones vinculada al desempeño de las tareas específicas y globales de los Recursos Humanos de la Organización-Objetivo.