House Organ

Si existe un producto o servicio tipo de la Gestión en Comunicación Interna ese es el House Organ. Se trata de una Revista o Boletín de circulación para los públicos internos de una Organización que contiene información sobre la misma y cuyo objetivo informar al tiempo que favorece el desarrollo de un sentido de pertenencia y cohesión en los integrantes de esa Organización, fomentando la participación.

Antes de tomar la decisión de desarrollar un House Organ, debería realizarse un exhaustivo análisis de viabilidad, factibilidad y pertinencia de éste en la Organización en la que estamos trabajando ya que esta publicación en particular es una herramienta que demanda mucho tiempo, compromiso y trabajo. Es decir, previo a lanzarnos a la “aventura”, sería conveniente evaluar los núcleos problemáticos a nivel de Comunicación Interna que están operando y determinar las vías adecuadas para intervenir sobre ellos. Una planificación comunicacional falla si no contiene un buen diagnóstico que identifique y considere la historia, fortalezas, debilidades y necesidades explícitas e implícitas de la Organización Objetivo.

Varios procesos de gestión comunicacional caen en saco roto cuando se lanzan indiscriminadamente a implementar productos comunicacionales estandarizados como puede ser el House Organ si no le damos la impronta de la organización y no tenemos en cuenta, por ejemplo:

Las competencias lingüísticas y culturales de sus miembros.

Las posibilidades reales de distribución y llegada a todos.

La historia de la organización en su relación con su comunicación interna.

Las formas de utilización de los actores de la organización de medios y canales de comunicación.

El compromiso de la gerencia o consejos directivos de comunicar abiertamente información sobre objetivos y metas del plan de negocios.

Se puede agregar a este listado, un último aspecto para nada menor: contar con el aval real de la gerencia o los consejos directivos para desarrollar un proceso de gestión de la comunicación interna, sin el cual tropezaremos a cada paso que demos.

Una vez que están dadas las condiciones para el desarrollo del House Organ dentro de la Organización, existen algunas cuestiones básicas a tener en cuenta. Entre ellas:

Utilizar en su redacción un lenguaje coloquial, ágil, no excesivamente técnico y que sea pasible de ser leído por todos los públicos internos.

Llegar con la distribución a todos los integrantes de la organización sin excepción, inclusive si tiene personas que son empleadas en forma tercerizada.

Determinar secciones fijas y variables.

Incorporar datos sobre lineamientos de gestión y objetivos.

Incluir información sobre los miembros de la organización y eventos claves de sus vidas tales como casamientos o nacimientos. En algunos casos, si el espacio lo permite, los cumpleaños del mes, quincena o semana.

Convocar a los miembros de la organización para que participen de cada número aportando datos sobre posibles notas o participando como redactores de algunas de las secciones del Boletín.

Establecer herramientas para evaluar la respuesta de uso y niveles de satisfacción de los públicos con respecto al House Organ, como por ejemplo encuestas impresas y/o electrónicas.

Respetar la imagen de la organización en cuanto a estilo de diseño, tipografías, colores, isologotipos, etc.

Innumerables otras ideas pueden sumarse como incluir una página de clasificados, presentar secciones que hablen de los hobbies o actividades privadas de los integrantes de la organización, difundir campañas solidarias y comunicar procedimientos de seguridad en el trabajo o consejos para la salud, entre otras.

De todos modos, es imprescindible tener presente que el House Organ es una más de las herramientas de la Comunicación Interna, no la única y la que resolverá todos los núcleos problemáticos que involucran a la gestión y participación de los integrantes de una Organización.